Новая норма гласит: письменные требования главбуха или другого лица, которое ведет учет, обязательны для работников компании. Речь идет о требованиях главбуха правильно оформлять документы и вовремя передавать их в бухгалтерию. Поправки действуют с 26 июля 2019 года (ФЗ от 26.07.2019 № 247-ФЗ).
Работа по наведению порядка в документах и документообороте бывает успешной только при активном участии директора. Поэтому новая норма закона об обязательности требований главбуха сама по себе не обеспечит полноту и достоверность отчетности, как заявили ее разработчики. Тем не менее плюс в новой норме все же есть. Ее появление — удачный повод для того, чтобы обратиться к директору с предложением навести порядок в документообороте.
Новая норма об обязательности требований главбуха не влечет для него дополнительной ответственности. Напротив, она позволит доказывать, что документы
оформили или представили не вовремя в нарушение требований главбуха. Значит, ошибки в учете возникли не по его вине.
Главбуху напрямую подчиняются только сотрудники бухгалтерии. В таких условиях, чтобы добиться выполнения требований к первичке других работников, следует составить требования к первичке и утвердить их у директора. Настаивайте, чтобы в должностных инструкциях менеджеров закрепили обязанность правильно оформлять первичку или получать документы от поставщика и вовремя передавать в бухгалтерию. В должностную инструкцию главбуха включите право требовать выполнения правил по первичке. Чтобы стимулировать менеджеров выполнять требования к первичке, добавьте специальное условие в положение о премировании – например, напишите, что бонусы менеджерам начисляются, только если они вовремя сдали документы в бухгалтерию.
Если в учетной политике вы уже закрепили ответственных за первичку и сроки передачи ее в бухгалтерию, выдали работникам инструкции, как заполнять документы – значит, вы уже сформулировали требования к первичке. Может быть, по факту их и не выполняют, но это уже другой вопрос. Если в учетной политике компании нет требований к срокам передачи документов, тогда вы можете закрепить их в любом документе – например, составить график документооборота. Чтобы минимизировать ошибки в первичке, можно разработать инструкции для менеджеров и других работников. Еще один вариант — составить регламент, в котором закрепить все требования к первичке, в том числе сроки передачи в бухгалтерию. Возможно, в компании уже есть положения о командировках и выдаче денег под отчет. Тогда правила для первички по командировкам и подотчетным можно установить в этих же документах.
Считаете, что дополнительные бумаги по правилам для первички в вашей компании не нужны? Не составляйте их. Новый закон не обязывает это делать.