ФНС впервые утвердила официальные требования к оформлению копий документов, которые запрашивают у компаний инспекторы.
Раньше Минфин и налоговики только в письмах разъясняли, как заверять и сшивать копии, обычно ссылаясь на ГОСТ по архивному делу. У компаний не было обязанности следовать таким разъяснениям. С 4 января 2019 года вступил в силу приказ ФНС от 07.11.2018 № ММВ-7-2/628, в котором налоговики перечислили свои требования к оформлению бумажных копий – и компании обязаны их учитывать. Ни в Налоговом кодексе, ни в приказах ФНС среди причин для отказа в приеме документов нет такого основания, как неправильное оформление, а штраф предусмотрен только в случае, когда компания вовсе не представила документы. Но чиновники из ФНС рекомендовали соблюдать требования нового приказа, чтобы избежать споров с проверяющими на местах.
- Если передаете налоговикам много документов, разделите их на тома и сшивайте отдельно. Не включайте в каждый том больше 150 листов. ФНС сделала исключение только для многостраничных документов, объем которых превышает этот лимит – каждый такой документ разрешили объединить в один том. Листы в каждом томе начинайте нумеровать с единицы арабскими цифрами. Налоговики не указывают, где именно ставить номер — сверху или снизу, по центру или с краю.
- Как и где прокалывать и сшивать документы, компания решает сама. Главное, чтобы каждый документ можно было свободно прочитать, были видны все реквизиты, даты, визы, резолюции, печати, штампы и другие отметки. Проследите, чтобы проколы и нитки не повредили текст. Лучше брать толстые нити, они не перерезают страницы во время чтения.
- Выведите концы нити на оборотную сторону последнего листа и свяжите. Не затягивайте нити, иначе налоговики не смогут потом скопировать документы из сшива, не нарушая его целостность. Наклейте на узел бумажную наклейку. (Минфин предложил сделать ее в виде прямоугольника размером 40—60 мм на 40—50 мм, но в приказе такого требования нет) Можете сделать наклейку любого размера и формы. Главное, чтобы на ней поместилась заверительная надпись.
- Заверять подписью каждую копию документа не обязательно — достаточно сделать одну заверительную надпись на наклейке с оборотной стороны последнего листа сшива. Напишите на ней «Копии верны», укажите количество листов цифрами и прописью. Пусть руководитель или другой сотрудник по доверенности, который подтверждает подлинность документов, распишется так, чтобы подпись выходила за края наклейки. Укажите его должность, фамилию и инициалы. Печать налоговики ставить не требуют, но и не запрещают.
- Документы представляйте в налоговую с сопроводительным письмом, где напишите реквизиты требования, в ответ на которое представляете документы, его дату и номер, а также общее количество документов. Указывать количество томов не обязательно. Составьте опись документов – сделайте его частью сопроводительного письма или приложите отдельно. Обычно налоговики не принимают документы без сверки с описью, чтобы компания не обвинила инспекторов в потере документов, но бывают исключения – если документов много, налоговики иногда ставят на описи пометку, что документы приняты без сверки. Помните, что это невыгодно компании – впоследствии будет сложно доказать, что компания передавала все указанные в описи документы в инспекцию.