Документы, подаваемые в бухгалтерию, должны быть корректно оформлены. Если при проверке документов обнаружена ошибка – исправьте ее: перепечатайте договор или сопроводительные документы. Такой возможности нет? Тогда запросите у контрагентов исправленные экземпляры. Ошибки, которые не мешают идентифицировать продавца, покупателя, наименование товара и суммы можно не исправлять.
- Проверьте название продавца и покупателя
Названия организаций должны быть как в учредительных документах. Проверить название можно через сервис egrul.nalog.ru за пару минут. При этом если название организации записано заглавными буквами, то и в документах указывайте так же. Обратите внимание на кавычки, черточки, пробелы и запятые, их тоже нужно соблюдать в документах. - Проверьте названия товаров
Наименования товаров в договорах, спецификациях к ним и в сопроводительных документах должны совпадать. Позиции в счетах-фактурах и в накладных также не должны отличаться. Даже аббревиатуры и принятые сокращения могут быть поводом, чтобы организацию лишили вычетов и права на расход. - Проверьте подписи, фамилии и должности ответственных лиц
Если фамилии в документах отличаются от фамилий в доверенности или учредительных документах, инспекторы усомнятся в реальности сделки и снимут расходы. А без подписей документы вообще не имеют силы. Проверьте внимательно фамилии и должности. Сверьтесь с данными из копий паспортов (если такие есть) и с данными из ЕГРЮЛ. Убедитесь, что названия должностей главного бухгалтера и генерального директора написаны полностью. Сокращать до гендира и главбуха нельзя. - Проверьте суммы и расчеты
Суммы в договорах и документах к ним должны совпадать. Уточните, облагается ли сделка НДС. Обычно продавец включает сумму НДС в общую стоимость – но могут отразить стоимость товара и без НДС. В таком случае уточните, облагается ли сделка НДС и по какой ставке. Если сделка облагается НДС, включите в договор это условие и выделите сумму налога.
Числа в документах округлять запрещено. Даже копейки не отбрасывают. Проверьте, чтобы в документах была сумма прописью, которая соответствует сумме цифрами. Например, должно быть так: 44 256 руб. 13 коп. (Сорок четыре тысячи двести пятьдесят шесть рублей тринадцать копеек). - Проверьте даты
Контрагенты могут ошибаться в годах, особенно в начале года иногда ставят по привычке предыдущий. Еще не допускается сокращать года в документах до двух последних цифр. Например, 15.10.18 в документах пишите либо как 15.10.2018, либо как 15 октября 2018 года. - Проверьте исправления
В кассовых и банковских документах не допускаются никакие исправления. Если получили, например, приходный кассовый ордер, в котором есть подчистки или даже помарки – попросите заменить документ.
В остальных документах исправления должны быть оформлены теми лицами, которые составляли документ, с их подписями и датами исправлений.