Часто аванс и отгрузка приходятся на один квартал. Бухгалтер в одной декларации начисляет НДС с предоплаты и заявляет его к вычету. Поэтому не все компании составляют счет-фактуру на каждый поступивший аванс. Бухгалтер иногда выписывает покупателю один счет-фактуру на сумму аванса, которая не закрыта поставками по итогам квартала.
Если компания не начисляет НДС на каждый аванс, инспекторы могут потребовать уплатить недоимку, пени и штраф. Штраф составит 20 процентов от суммы НДС с авансов, которые компания не отразила в декларации (п. 1 ст. 122 НК). Недоимка возникнет, потому что вычеты налога с предоплаты инспекторы учитывать не будут. Налоговики ссылаются на то, что заявить вычет компания должна в декларации.
Также не исключен штраф за отсутствие счетов-фактур. Он составляет 10 000 руб., если компания не выставляла счета-фактуры на каждый аванс в течение одного квартала (ст. 120 НК). На практике инспекторы зачастую не выявляют нарушения с авансами. Ведь программа налоговиков не может проверить автоматически, начислила ли компания НДС на предоплату. Налоговики могут выявить это сами, например, по данным банковской выписки. Но инспекторы нечасто анализируют эти суммы. Поэтому риск, что налоговики найдут нарушение, невысокий.
Если налоговики все же обнаружат, что компания не выставляла счет-фактуру на каждый аванс, придется оспаривать доначисления. Судьи обычно поддерживают компанию. Они считают, что НДС с авансов можно не начислять, если компания отгружает товары в том же квартале.
Чтобы исключить риск спора, безопаснее выставлять счет-фактуру на каждый аванс. Исключение — если компания отгружает товары в течение пяти календарных дней с даты аванса. В этом случае чиновники разрешают не оформлять счет-фактуру на предоплату (письмо Минфина от 18.01.2017 № 03-07-09/1695). Но при условии, что компания поставит товары в том же квартале, в котором покупатель перечислил аванс.
Если компания отгрузит товары в следующем квартале, счет-фактуру на предоплату нужно составить, оформить счет-фактуру на аванс и зарегистрировать в книге продаж за тот квартал, когда получен аванс.