Правила оформления трудовых для дистанционных работников
Трудовое законодательство разрешает не оформлять на дистанционщика трудовые книжки, при этом не важно – только начинает он трудовую деятельность, или это место работы у него уже не первое (ст. 312.2 ТК). Но работник должен согласиться, что готов трудиться без записи в трудовой (подтвердить стаж в будущем он сможет трудовым договором). Потому – зафиксируйте на бумаге договоренность о том, что вы не делаете запись в трудовой книжке. Например, напишите об этом в трудовом договоре или в дополнительном соглашении к нему.
Правда, в законе нет четкого правила, в какой форме надо его получить: устно или письменно. Роструд разъяснил: компания вправе не вести трудовую книжку дистанционщика при условии, что с ним есть соглашение. Если документа нет, сотрудник должен представить трудовую книжку (доклад Роструда за IV квартал 2018 года). Направить ее можно по почте заказным письмом или принести лично.
Если ваша компания – первое место работы для сотрудника, тогда вам придется оформить трудовую. На то, чтобы заполнить ее, у вас есть семь календарных дней с даты, когда приняли дистанционного сотрудника на работу. Однако, в правилах не сказано, как оформить запись у такого дистанционного работника – сделайте запись как для обычного работника.
Правила заполнения дубликата из-за ошибки в трудовой книжке
Исправлять ошибки должен тот сотрудник, который допустил ошибку. Но если нет возможности обратиться к бывшему работодателю, тогда исправить ошибки может текущий работодатель.
Некоторые записи в трудовой книжке можно исправить только дубликатом. Например, если запись об увольнении или переводе на другую работу признали недействительной уже после того, как новый работодатель сделал отметку о приме на работу. В этом случае выдайте сотруднику дубликат, в который перенесите все записи из трудовой книжки, кроме той, которая признана недействительной.
Новую трудовую оформляют на обычном бланке. Одно отличие – вверху в правом углу титульного листа надо сделать отметку «Дубликат». В разделе «Сведения о работе» в графе 3 сначала укажите общий стаж на прошлых местах работы. Затем по хронологии делайте записи о работе у каждого работодателя. В конце сделайте отметку о вашей компании. Кстати, также оформляют дубликат трудовой, если ее испортили.
Правила заполнения трудовой книжки при переводе сотрудника на другую должность
Сведения о переводе работника на другую должность также отражают в трудовой – и прежде чем сделать запись в трудовой книжке, почитайте его трудовой договор. Если в нем указано структурное подразделение, продублируйте его в записи о переводе. Структурное подразделение писать обязательно, если работника принимают в филиал, представительство или иное обособленное структурное подразделение. В иных случаях можно обойтись без названия отдела. Когда будете оформлять трудовую, в графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки сделайте запись о том, что сотрудник работает на другой должности. Указывать отдел или нет, зависит от формулировки в трудовом договоре.