Руководитель организации своим приказом должен назначить ответственного за ведение и хранение трудовых книжек (п. 45 Правил, утв. постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225). Роструд настаивает, что ответственным может быть только штатный сотрудник. Ведь в постановлении Правительства № 225 речь идет именно о работодателе. Ни сторонняя компания, ни физлицо по гражданско-правовому договору делать это не вправе. Приходно-расходную книгу по учету трудовых книжек также обязан вести именно работодатель (п. 41 Правил, утв. постановлением Правительства № 225).
В отношении других кадровых документов запрета на то, чтобы привлечь стороннюю компанию или подрядчика, нет. Но в этом случае вы делитесь персональными данными сотрудников с третьим лицом. Понадобится письменное согласие всех работников на эти действия. Иначе Роскомнадзор может оштрафовать на 75 000 руб. (ч. 2 ст. 13.11 КоАП).
