Какие документы опасно подписывать бухгалтеру?

На документах, которые забыл подписать ваш предшественник, бесполезно ставить свою подпись. В тот день, когда документ составляли, вы не были главбухом компании. А значит, не имели права его подписывать.  Первичные документы, которые подписаны неуполномоченным лицом, нельзя принимать к учету. Последствия такого нарушения зависят от документа. Например, если это больничный лист, то ФСС может отказать в возмещении. Кроме того, из-за неуполномоченной подписи на старой первичке проблемы возможны не только у компании, но и у контрагентов.

Документы, которые бухгалтер подписывает в отпуске или на больничном, можно принимать к бухгалтерскому и налоговому учету. Вовремя отдыха или болезни главбух не обязан трудиться, но от работы его никто не отстранял. Поэтому полномочия главбуха сохранятся, даже если обязанности переложили на другого сотрудника. А значит, документы, подписанные главным бухгалтером, будут законными. Но, поскольку привлекать к работе сотрудника во время болезни или отпуска запрещает трудовое законодательство, то за нарушения компанию могут оштрафовать до 50 000 руб. А в случае с больничным, еще и снизят главбуху пособие по нетрудоспособности.

Подписывать документы за подчиненных главбух не вправе. Первичку визируют сотрудники, которые совершили сделку или операцию, и те, кто отвечает за ее оформление. Конкретные должности работников и перечень документов закон не устанавливает, и в каждой компании этот перечень свой. Без приказа руководителя главный бухгалтер не вправе подписывать за подчиненного документы, входящие в его компетенцию согласно должностной инструкции. Если будете подписывать документы за подчиненных, налоговики посчитают, что компания грубо нарушила правила учета доходов и расходов, и оштрафуют ее на 10 000 руб. А если бухгалтер признает такие расходы в налоговом учете, то штраф будет еще выше — 20 процентов от суммы неуплаченного налога, но не меньше 40 000 руб.

Не подписывайте первичку с «однодневками» от имени компании. Такие схемы применяют, чтобы снизить налог на прибыль и зачесть НДС. Уклонение от уплаты налогов — это преступление, за которое на главбуха могут завести уголовное дело. Доказать, что он участвовал в схеме и получил личную выгоду, будет сложно, если бухгалтер договор и первичку не подписывал. А значит, мог не знать, что сделка фиктивная – все сведения вносил в налоговую отчетность по первичным документам, в достоверности которых он не сомневался.

Обратите внимание на документы на получение материальных ценностей.  Вначале убедитесь, что все ценности, которые перечислены в накладной, есть в наличии. Осмотрите, нет ли среди них бракованных. И только после этого подписывайте документы. Иначе вы рискуете: недостачу по этой накладной повесят на вас. Ведь вы отвечаете за имущество с того момента, как подписали накладную, и до тех пор, пока не передадите его другим ответственным лицам или в производство.