Когда работник увольняется, в последний рабочий день ему нужно выдать шесть обязательных документов. Еще три – по заявлению сотрудника.
К первой группе относятся: трудовая книжка, расчетный листок, документы по персучету (выписки из СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ, копия раздела 3 расчета по взносам), справка о сумме заработка за два года для расчета пособий.
Вторая группа включает справку 2-НДФЛ, справка о среднем заработке для службы занятости, документы, связанные с работой (приказ об увольнении, премировании, переводе и др.).
Все документы заполняют по утвержденным формам, за исключением — расчетного листа — его оформляют в произвольной форме, применяемой в компании. Запись о расторжении договора в трудовой книжке сделайте на основании приказа об увольнении со ссылкой на статью Трудового кодекса. Бланк справки о заработной плате и других выплатах берите из приказа Минтруда от 30.04.2013 № 182н. В справку внесите сведения о сотруднике за текущий и два предыдущих года.
В персонифицированный учет входят СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ и расчет по страховым взносам. Первые две формы сводные по всем сотрудникам, поэтому выдать их в виде полных копий нельзя (разглашение информации третьим лицам – нарушение ст. 7 Федерального закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ), поэтому надо сделать выписки из документов, в которые включить только данные по уволенному. Выписка из СЗВ-М выдаЕТСЯ за последний месяц, поскольку сведения из отчета пенсионному фонду необходимы только для того, чтобы принять решение об индексации пенсии.
Выдавать сотрудникам справку 2-НДФЛ нужно по новой форме из приказа ФНС от 02.10.2018.
Проверяющие могут оштрафовать компанию за несвоевременную выдачу документов, связанных с работой, на сумму от 30 000 до 50 000 руб. (ст. 5.27 КоАП) (предпринимателя – от 1000 до 5000 руб).
Если в день увольнения работник не может получить документы, оформите уведомление с просьбой явиться за бумагами или дать согласие на то, чтобы их отправили по почте. Если работник письменно согласен на почтовую пересылку документов, то следует отправлять ценное письмо с описью вложения.